Памятка по работе с исследователями (пользователями) в читальном зале
Если посетитель хочет поработать в читальном зале, то необходимо:
1) Ознакомить его с «Правилами работы пользователей в читальных залах РФ»
2) Потребовать от него предъявить паспорт и ли удостоверение, а также
2.1. либо письмо от направившей организации
2.2. либо личное заявление
На каждого исследователя заводится личное дело, куда входят:
1. Письмо от организации или личное заявление;
2. Анкета исследователя (пользователя);
3. Заказы (требования) на выдачу дел.
Каждый посетитель регистрируется в журнале регистрации посещений исследователями читального зала.
Дела из хранилища выдаются на основании заполненного бланка заказа. Выдача документов регистрируется в журнале выдаче дел из хранилища.
Разрешение на работу в читальном зале дает начальник архивного отдела на необходимый пользователю срок, но, как правило, на 1 год со дня оформления.
Затем, по необходимости, срок может быть продлен.
Отказ допускается в случаях:
- плохого физического состояния документов;
- ограничений на использование;
- пользование документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;
- выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.
Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины отказа, срок действия ограничений, юридическое основание ограничений, а также порядок обжалования отказа.
В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования.
Исследователям работник читального зала должен предоставить картотеку научно – справочного аппарата и архивные справочники.
Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел, 5 описей.
При получении от исследователя использованных дел, архивный работник расписывается в заказе на выдачу дел и проверяет состояние каждого принимаемого дела.
Если в возращенных документах обнаружена недостача или повреждения, об этом составляется акт.
Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале на срок, определенный руководителем. В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесение изменений в текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.
